Portail Staff

Chaque membre du staff a son code personnel (fourni par Joshua, du type PRENOM-XXXX). Il n'est saisi qu'une fois : l'appareil le retient, et votre prénom s'affiche en haut de la page — le portail pré-remplit alors les formulaires à votre nom. « Déconnexion » à côté du prénom pour changer d'utilisateur. Astuce : depuis Safari ou Chrome, Partager → Sur l'écran d'accueil installe le portail comme une application, avec l'icône verte Olami — c'est aussi la condition pour recevoir les notifications sur iPhone.

Le calendrier mensuel de toutes les activités : il fusionne l'agenda Google « Olami Marseille - Général » et les fiches de la base Notion Événements. Un clic sur un événement ouvre sa fiche : affiche, horaires, adresse, prix, lien d'inscription, fiche Notion, dossier Drive, et badge 🎥 s'il y a un tournage. Un événement récurrent (ex. Selihot) ne s'affiche que sur ses vraies dates.

Les jours d'ouverture de la cafet' pour la saison (mardis et jeudis, 12h-14h), mois par mois, avec la prochaine ouverture en tête. Les mêmes jours apparaissent en vert dans le planning des activités. La veille de chaque jour à 18h, une notification part à tous les abonnés de la cloche du site (la cafet' n'est pas un programme : elle est ouverte à tous) — ouverture ou fermeture — sauf pendant Chabbat et les fêtes. L'onglet compte aussi les jours de communication possibles pour une story : la veille et le jour même. Les mêmes dates s'affichent sur la page publique olamimarseille.fr/cafet/ (bouton « Cafet Olami » sous S'inscrire), avec la carte (plats et prix, écrits dans public/cafet/index.html). Les dates se changent dans api/_cafet.js quand la nouvelle liste sort : portail et site public suivent.

Où en est chaque activité dans le parcours de communication : textes générés → affiches → lien d'inscription → post Instagram → newsletter → WhatsApp. C'est la même étape que dans Notion, en lecture rapide, avec les liens utiles (fiche, Drive, inscription).

Le planning des tournages (les événements où un tournage est demandé) : statut (à confirmer → planifié → réalisé), cadreur et ses jalons (mission acceptée, sur place, rushs déposés), puis le suivi du montage jusqu'à la livraison : monteur, deadline, lien Frame.io pour valider, lien de la vidéo livrée. Le filtre « En montage » montre ce qui est entre les mains du monteur.

Le formulaire pour créer un nouvel événement — même parcours que le formulaire Notion. Choisissez votre nom dans « Qui fait la demande ? » (l'annuaire remplit le reste). À l'envoi, la fiche est créée et la cascade se lance toute seule : onze textes rédigés, événement à l'agenda, dossiers Drive, fiche tournage si demandé. Pour un événement récurrent, ajoutez les autres dates dans le bloc « Autres dates » : une seule fiche, une seule affiche, un seul lien.

Tout ce que vous tapez dans le formulaire de demande est enregistré automatiquement sur cet appareil. Fermez, revenez plus tard, reprenez le brouillon dans cet onglet, complétez, puis envoyez. Rien ne part tant que vous ne validez pas.

Planning tournages : le même calendrier mensuel que le planning des activités, mais côté caméra. Il réunit les tournages des activités du centre (🎥) et les demandes de tournage indépendantes (🎬 — projets vidéo, cours, capsules). Les filtres au-dessus du calendrier isolent l'une ou l'autre origine. Un clic sur un tournage ouvre sa fiche : horaires, lieu, cadreur, responsable, statut et suivi du montage, avec le raccourci vers la fiche tournage complète.

➕ Demander un tournage (ouvert à TOUT le staff) : pour un tournage hors activité — capsule, cours, portrait, annonce filmée. Le formulaire ne propose que vos programmes (ceux de votre fiche annuaire), plus GENERAL. Posez une date de tournage souhaitée : c'est elle qui fait entrer la demande dans le planning ci-dessus, côté « 🎬 indépendant », où Joshua met un cadreur. Le champ Où et quand porte le lieu, le créneau et les contraintes. Sans date, la demande reste un simple projet, à dater plus tard. Le tournage d'une activité du centre, lui, vient avec la demande d'activité — pas ici.

Suivi projets : chaque vidéo Online avec sa barre de progression, de la création du projet à la mise en ligne, avec deadline et liens (Drive, Frame.io, YouTube). Bibliothèque : la grille visuelle de tout ce qui a été tourné, avec les liens. Ces deux onglets demandent le droit Online ; le planning et la demande de tournage sont ouverts à tous.

La file des publications (l'espace qui remplace Buffer) : chaque post avec son visuel, son réseau, son statut et sa date. Nouveau post dépose une idée — elle entre dans le circuit de préparation, et propose d'enchaîner tout de suite sur le texte et les visuels.

📅 Agenda (la vue d'ouverture, à la place de l'ancien « À venir ») : le mois entier, une case par jour. La couleur dit le réseau — Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, WhatsApp, Threads ont chacun la leur, et la légende sous le calendrier les rappelle. La forme dit où en est le post : trait plein pour un post programmé (il partira tout seul à l'heure dite), contour pointillé pour un post en préparation qui a déjà une date de publication, estompé pour ce qui est publié, liseré rouge pour une erreur. Les posts annulés n'y figurent pas.

Un clic sur une publication ouvre sa fiche : le réseau, le statut, la date, le texte, les liens — et les boutons auxquels votre compte a droit (modifier, dupliquer, supprimer, planifier, WhatsApp…). Ce qui vous est fermé est dit en bas de la fiche plutôt que caché sans explication. Sur téléphone les puces cèdent la place à des points de couleur, et la liste Publications du mois, sous le calendrier, porte le détail. Les onglets En préparation, Programmés, Publiés et Tous gardent la lecture en liste, inchangée.

✏️ Modifier le post : le post se rédige entièrement ici — titre, réseau, type, Wording (avec le compteur du réseau visé), brief, liens, date, avancée. Les visuels aussi : glissez vos photos dans le bloc Visuels (ou « Ajouter des photos »), remettez-les dans l'ordre du carrousel avec ◀ ▶, retirez-en une avec ✕. Chaque photo passe par le cadreur : on choisit 4:5, 1:1, 9:16, 16:9, 1.91:1 ou l'image entière, on déplace, on zoome — l'image part au format exact du réseau, sans bandes noires. ✂ recadre une image déjà déposée. 🎬 Image depuis une vidéo prend une image dans un fichier vidéo (rien n'est envoyé, seule l'image part) : c'est la vignette qu'on verra dans le feed.

🪄 Le wording écrit par Make : dans « Modifier le post », choisissez l'étape Prompt puis Enregistrer — c'est l'enregistrement qui déclenche l'automatisation, pas le simple choix dans la liste. Le portail reste ouvert et attend : dès que Make a rédigé (quelques dizaines de secondes), le wording s'affiche dans le champ, prêt à être relu et corrigé. Vous pouvez fermer sans attendre, le texte arrivera quand même dans la fiche. Astuce : complétez l'idée du texte et passez en Prompt dans le même enregistrement — Make lit la version que vous venez d'écrire.

🪄 Relancer la rédaction : l'automatisation Airtable se déclenche sur un changement de statut. Rechoisir « Prompt » sur un post qui y est déjà ne redemande donc rien, et le portail vous le dit maintenant au lieu de se refermer sans un mot. Pour redemander le wording, utilisez le bouton 🪄 Relancer la rédaction (visible sur un post à l'étape Prompt) : il repasse le post par « Idée » puis le remet en « Prompt », ce qui réveille Make pour de bon.

Si l'attente se termine sans wording, ce n'est pas forcément de la lenteur : le scénario Make « OLAMI MARS - Création de post » peut être en panne. Son historique dans Make le dit tout de suite — un passage qui consomme 2 opérations et s'arrête en warning n'a jamais atteint la rédaction.

🕯️ Chabbat et fêtes : impossible de programmer un envoi pendant Chabbat ou un Yom Tov — la modale affiche la période (horaires de Marseille, allumage et sortie) et propose un bouton pour décaler juste après la sortie. Le portail ne publie rien non plus pendant la période : ce qui était prévu attend et part au premier passage suivant.

🚀 Lancer un passage maintenant (Admin) : envoie tout de suite les posts programmés dont l'heure est passée, sans attendre le tour automatique. Utile pour tester, ou si le déclencheur automatique a un raté.

⏰ Planifier : sur un post Facebook ou Instagram prêt (visuel déposé, légende dans « Wording »), choisissez date et heure — la date prévue à la création est reprise, et si elle est déjà passée la modale le dit et propose le prochain jour en gardant votre heure — le portail publie tout seul via l'API Meta : photo, carrousel jusqu'à 10 images, story, Reels et vidéo de Page (le fichier vient du « Lien média », la 1re image sert de vignette), story vidéo (type Story + un lien vidéo). Le post passe Envoi programmé, puis Publié avec le lien du post, ou Erreur publication avec l'explication et un bouton 🔁 Reprogrammer. « Dès que possible » publie dans les 5 minutes. Pour Instagram, l'image est convertie automatiquement (JPEG, ratio 4:5).

🎞️ Onglet Stories (Communication) : pour envoyer plusieurs stories vidéo d'un coup. On choisit le titre de la série, le réseau (Instagram ou Facebook), la date, l'heure, puis toutes les vidéos ensemble (10 au maximum) : le portail crée une story par vidéo, accroche chaque fichier à la sienne et programme tout. Les stories partent toutes à la même heure — le passage automatique en publie trois toutes les 5 minutes, ce qui les étale de lui-même (6 stories = une dizaine de minutes). Chaque ligne dit où elle en est ; si une vidéo échoue, les autres partent quand même et le portail nomme celle qui a manqué.

🎵 TikTok : mêmes boutons — diaporama photos (depuis « Image - Couverture ») ou vidéo (le fichier vient du « Lien Media » : lien Drive partagé « tous ceux qui ont le lien » ou mp4 direct — pas Frame/Canva). Le Wording devient la description. ⚠️ Tant que l'app TikTok n'est pas auditée, TikTok n'autorise pas la publication publique automatique : à l'heure dite, le post est déposé en brouillon dans l'app TikTok du compte Olami. Une notification arrive (côté TikTok et côté portail), la fiche du post offre 📋 Copier le texte pour TikTok, et vous publiez en « Tout le monde » d'un geste — le post est donc bien public. Le portail ne fait plus d'envoi direct tant que l'audit n'est pas passé : un post envoyé ainsi resterait privé pour toujours, TikTok interdisant de le rendre public après coup (dossier : GUIDE-TIKTOK.md).

🧵 Threads : le réseau du texte — un post peut n'avoir que du Wording (500 caractères max), avec visuel ou carrousel en option. La vidéo passe aussi : mettez le type Vidéo et téléversez le fichier (ou collez un lien Drive partagé / mp4 direct) — le Wording devient la légende. Threads encode la vidéo avant de publier, l'envoi attend son feu vert. Format attendu : MP4, moins de 5 minutes, moins de 1 Go. Les liens y sont cliquables : le lien d'inscription est ajouté automatiquement s'il tient dans la limite. La modale affiche l'aperçu exact du texte et le compteur de caractères.

▶️ YouTube : met la vidéo en ligne sur la chaîne — le fichier vient du champ Lien Media (Drive partagé « tous ceux qui ont le lien » ou mp4 direct). Le titre vient de 📺-Titre accrocheur, la description du Wording et les mots-clés de 📺-Tags. Le réseau « YouTube Short » ajoute automatiquement #Shorts. ⚠️ Tant que le projet Google n'a pas passé l'audit YouTube, les vidéos sont mises en ligne en privé (dossier : GUIDE-YOUTUBE.md).

📲 WhatsApp : le seul réseau qui reste dans la main — WhatsApp n'a pas d'API pour envoyer depuis un compte personnel, et personne ne veut d'un robot qui écrive aux groupes à notre place. Le portail fait donc l'autre moitié du travail. 🔔 Programmer un rappel : choisissez le jour et l'heure (le post passe en WhatsApp à envoyer avec sa date). À l'heure dite, une notification arrive sur les appareils du staff qui les ont activées ; le clic dessus rouvre le portail directement sur ce post. Si jamais le module ne s'ouvre pas (l'iPhone rouvre parfois l'application sans suivre le lien), un bandeau vert en haut de la liste annonce les messages dont l'heure est passée : un bouton, et vous y êtes. Là, 📲 Envoyer sur WhatsApp ouvre WhatsApp avec le message déjà écrit et vous laisse choisir le contact ou le groupe — le portail n'écrit à personne tout seul. Ni le visuel ni la vidéo ne peuvent voyager dans le lien : le module les montre tous les deux, chacun avec un bouton 📥 Enregistrer. Sur iPhone, ce bouton ouvre la feuille de partage : « Enregistrer dans Photos » met le fichier dans votre pellicule, et WhatsApp y est directement — la vidéo part alors sans même passer par la pellicule. Une fois parti, ✅ C'est publié passe le post en Publié et arrête le rappel — ce bouton est aussi directement sur la carte du post, pour le cliquer en revenant de WhatsApp sans rouvrir le module. Rien ne sonne pendant Chabbat ni les fêtes : le rappel sort après la sortie.

💡 Idées — ✨ Inspire-moi : un lot de 8 idées de posts, écrit par l'IA du portail à partir du référentiel des programmes (Notion), des événements à venir, du calendrier juif et des tendances du moment cherchées sur le web. Les idées sont ciblées sur vos programmes : ceux de votre fiche annuaire, et rien d'autre — inutile de vous proposer un contenu que vous n'aurez pas à faire.

Un Admin ou un responsable Communication porte, lui, toute la communication : il a en plus la liste Cibler, à gauche du bouton, pour choisir un programme précis ou tous les programmes. Ce choix n'est pas cosmétique : chaque lot coûte une génération, alors viser un programme donne des idées plus justes et moins de dépense. Chaque périmètre garde son lot 6 h — changer de programme va d'abord voir si le lot existe déjà, et seul un second clic sur le même périmètre en redemande un neuf.

Rédiger : lance une newsletter (nom, brief, cible) — elle entre dans le circuit existant de génération et d'envoi Brevo. HTML : un mail déjà mis en page, collé tel quel, envoyé depuis le portail — test aux trois adresses de contrôle, puis envoi à la liste choisie, tout de suite ou programmé (droit Communication). Programmer : chaque newsletter peut partir à une date et une heure choisies — depuis ✏️ Modifier pour une newsletter Airtable (Admin), depuis l'onglet HTML pour un mail collé ; la liste des envois programmés est en tête de Suivi, annulable jusqu'au départ. Suivi : la progression jusqu'à l'envoi. Listes : les compteurs d'abonnés par segment (jamais les emails eux-mêmes). Dans l'onglet HTML, les listes 🎓 Inscrits via le portail visent les comptes créés sur olamimarseille.fr — tous, ou un programme — avec la règle du moteur : case « Newsletter » cochée, compte actif, refus de Liste Participants respectés ; 👁 montre exactement qui recevrait.

Le référentiel des membres du staff : rôles, programmes, contacts. Il alimente « Qui fait la demande ? » dans les formulaires, les contacts responsables des tournages, et les notifications personnelles.

Il se tient désormais depuis le portail, menu 🛠 Admin → 👥 Le staff, ouvert à qui a le droit Staff (l'Admin l'a d'office). Un seul formulaire : « ➕ Ajouter un membre » l'ouvre vide, « ✏️ Mettre à jour la fiche » l'ouvre déjà rempli.

📷 La photo : déposez un portrait, il s'affiche en rond dans la liste — on voit tout de suite qui est qui. Prenez la photo telle quelle, le portail la réduit tout seul avant de l'envoyer. Sans photo, ce sont les initiales sur fond vert.

Ouvrir un espace personnel : remplissez la fiche, cochez les droits et laissez « Accès au portail » coché. Un code personnel apparaît une seule fois — transmettez-le, la personne choisira son mot de passe à sa première connexion. L'adresse e-mail n'a pas à être en @olamimarseille.fr : c'est simplement celle avec laquelle elle se connectera.

Deux choses restent au seul Admin : nommer un administrateur, et modifier la fiche d'un administrateur.

Airtable (table 👥 Annuaire Staff) et Notion (base 👥 Annuaire Staff Olami) restent les deux miroirs de cet annuaire — ils se synchronisent tout seuls.

Le portail peut vous prévenir directement sur votre téléphone ou ordinateur — même fermé. Activez-les appareil par appareil dans l'onglet Notifications ci-dessus.

C'est ce qui fait marcher le rappel WhatsApp : sans notification activée sur au moins un appareil, le rappel n'a nulle part où sonner. Sur iPhone, il faut d'abord installer le portail sur l'écran d'accueil (« Sur l'écran d'accueil ») — Apple ne délivre les notifications qu'à une application installée.

Le portail évolue en continu. Un bug, un champ manquant, une idée d'amélioration : écrivez à Joshua — joshua@olamimarseille.fr.